Erfolgreiche Unternehmen erkennen alle die Bedeutung der E-Mail-Kommunikation. Da E-Mails häufig der erste Kontaktpunkt zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden sind, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die gesamte Korrespondenz höflich und professionell geführt wird. Wenn Sie Ihren Kunden den größtmöglichen Service bieten möchten, achten Sie auf die richtigen Umgangsformen.
Einige Vorschläge für Kunden-E-Mails:
- Stellen Sie sich mit einer formellen Begrüßung vor.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail richtig beginnen, indem Sie eine respektvolle Begrüßung wie „Sehr geehrter [Name]“ oder „Hallo [Name]“ verwenden, um Ihrem Kunden etwas Liebe zu zeigen.
2 Seien Sie direkt und auf den Punkt.
Kommen Sie in Ihrer E-Mail so schnell wie möglich auf den Punkt. Dadurch kann der Kunde die Informationen zweifelsfrei erfassen.
- Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.
Bei der Kommunikation mit Kunden per E-Mail ist es wichtig, dass diese klar und unkompliziert erfolgt. Halten Sie Ihre E-Mail so einfach und frei von Fachjargon wie möglich.
- Personalisieren Sie Ihre E-Mails.
Wenn Sie Ihre E-Mails auf jeden einzelnen Kunden zuschneiden, wird dieser das Gefühl haben, direkt mit ihm zu sprechen. Gestalten Sie die E-Mail persönlicher, indem Sie den Empfänger mit seinem Namen ansprechen und alle weiteren Informationen hinzufügen, die Sie über ihn haben.
- Überprüfen Sie Ihre E-Mails noch einmal.
Überprüfen Sie, ob Rechtschreib- und Grammatikfehler vorliegen, bevor Sie eine E-Mail an einen Kunden senden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre E-Mail elegant und professionell wirkt.
- Stellen Sie Fragen.
Um Ihre Kunden einzubeziehen, sollten Sie ihnen Fragen stellen. Sie werden das Gefühl haben, dass ihre Gedanken und Gefühle gehört und berücksichtigt werden.
- Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu. Ihre E-Mails werden effektiver, wenn Sie einen Call-to-Action hinzufügen. Dies kann bedeuten, dass Sie eine Antwort auf die E-Mail erhalten, sie dazu bewegen, Ihre Website zu besuchen, oder sogar einen Verkauf tätigen.
- Lesen Sie Ihre E-Mails Korrektur. Bitte lesen Sie Ihre E-Mail mehrmals Korrektur, bevor Sie sie an einen Kunden senden. Mit dieser Methode können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail fehlerfrei ist.
- Verwenden Sie eine professionelle Signatur. E-Mails mit einer professionellen Signatur wirken eleganter und glaubwürdiger. Ihr Name, Ihre Position und Ihre Kontaktdaten können enthalten sein.
- Beenden Sie mit einem höflichen Abschluss.
Um sicherzustellen, dass sich der Kunde respektiert und wertgeschätzt fühlt, schließen Sie Ihre E-Mail immer höflich ab.
- Verwenden Sie einen professionellen Ton: Wenn Sie E-Mails an Kunden schreiben, ist es wichtig, einen professionellen Ton beizubehalten. Dazu gehört die Verwendung von Standardenglisch mit korrekter Zeichensetzung und Grammatik sowie die Vermeidung von Fachjargon. Selbst wenn Sie einem verärgerten Kunden antworten, ist es wichtig, Höflichkeit und Respekt zu bewahren.
- Halten Sie es kurz und bündig:
Kunden möchten keine langen E-Mails lesen. Kunden-E-Mails sollten kurz und prägnant sein. Machen Sie Ihre Inhalte durch die Verwendung von Aufzählungspunkten besser überschaubar und schneller lesbar.
- Personalisieren Sie, wann immer möglich: Kunden möchten das Gefühl haben, etwas Besonderes zu sein und geschätzt zu werden. Verwenden Sie beim Versenden von E-Mails nach Möglichkeit den Vornamen des Kunden oder beziehen Sie sich auf einen früheren Kauf.
- Verwenden Sie eine klare Sprache:
Es ist wichtig, eine Sprache zu verwenden, die leicht verständlich und nicht zu technisch ist. Kunden sind möglicherweise mit bestimmten Fachjargonen oder Abkürzungen nicht vertraut, daher ist es am besten, sie nicht zu verwenden.
- Überprüfen Sie Ihre Arbeit: Bevor Sie eine E-Mail an einen Kunden senden, ist es wichtig, die E-Mail noch einmal auf Tipp-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler zu überprüfen. Eine schlecht geschriebene E-Mail ist der sicherste Weg, unprofessionell zu wirken.
Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mails an Kunden stets höflich und gut aufbereitet sind. Wenn Sie dies tun, werden Ihre Kunden ein besseres Erlebnis haben und mit dem Service, den sie erhalten, zufriedener sein.
